Как считать экономический эффект от автоматизации процессов (практичная схема)

Вам не нужен “идеальный бизнес‑кейс на 30 страниц”. Нужен расчет, который отвечает на два вопроса: где деньги и когда окупится.

Шаг 1. Выберите 1–2 процесса, которые реально тянут деньги

Не берите “всё подряд”. Берите то, что:

• повторяется каждый день
• занимает много времени
• часто ломается из-за ошибок
• влияет на скорость денег (выставление счетов, обработка заявок, согласования)

Пример процессов: обработка лидов, формирование коммерческого предложения, выставление счетов, контроль оплат, выдача доступов, закрывающие документы.

Шаг 2. Замер “до” — за 30 минут

Соберите 4 цифры по каждому процессу:

1. Сколько операций в неделю/месяц (например, 300 заявок)
2. Сколько минут в среднем одна операция “съедает” руками (например, 12 минут)
3. Сколько ошибок/переделок (например, 5% требуют повторного звонка/исправления)
4. Где узкое место (кто перегружен: менеджер, бухгалтер, оператор)

Даже грубые цифры лучше “ощущений”.

Шаг 3. Посчитайте экономию времени в понятных деньгах

Формула простая:
операций в месяц × минут на операцию × доля экономии / 60 = часов экономии.

Дальше два варианта:

• либо это уменьшение нагрузки (люди успевают больше без найма)
• либо высвобождение времени под продажи/качество

Важно: экономия времени — это не всегда “сократили сотрудника”. Часто эффект — не наняли ещё одного при росте объёма.

Шаг 4. Добавьте стоимость ошибок (она обычно больше, чем кажется)

Ошибки стоят денег в трёх местах:

• прямые потери (не туда отправили, неверный счет, забыли оплату)
• потери времени на исправления
• потери клиентов (скорость ответа упала — клиент ушел)

Посчитайте хотя бы “трудозатраты на исправления”: сколько минут уходит на одну ошибку × количество ошибок в месяц.

Шаг 5. Ускорение цикла = деньги быстрее

Если автоматизация сокращает путь “заявка → счет → оплата” на 1–2 дня, это часто дает эффект в обороте: деньги приходят раньше, меньше зависаний, меньше “забыли перезвонить”.

Здесь не нужно усложнять: зафиксируйте метрику “время до счета” и “время до оплаты” и сравните до/после.

Шаг 6. Итоговая оценка окупаемости

Сложите:

• экономию часов (в деньгах или “в предотвращенном найме”)
• снижение ошибок (в часах и потерях)
• рост пропускной способности (больше обработанных заявок теми же людьми)

И сравните с:

• стоимостью внедрения
• ежемесячной поддержкой/подписками

Окупаемость не обязана быть идеальной до копейки. Но если по грубому расчету эффект “никакой”, значит автоматизируете не то место.