Статусы и синхронизация: как не получить “заказ оплачен, но не оплачен”

Статусы — это язык, на котором бизнес “разговаривает” внутри. Если у разных систем разные значения, вы получаете хаос: менеджеры спорят, клиенты нервничают, отчеты расходятся.

Почему так происходит

• статусы в системах называются одинаково, но означают разное;
• обновления приходят с задержкой, и люди видят “промежуточную правду”;
• нет решения, какая система главная по оплате/заказу;
• нет правил на ошибки: что показываем, если подтверждение не пришло.

Как сделать, чтобы статусы стали надежными

1) Дайте определения статусам. “Оплачено” — это что? Деньги получены? Платеж инициирован? Подтвержден? Определение должно быть одно.
2) Сделайте карту переходов. Какие статусы бывают и как заказ может двигаться: “создан → ожидает оплату → оплачен → в работе → выполнен”. И отдельно — “отменен/возврат”.
3) Назначьте источник истины по оплате. Где финальная правда? Если это учет/банк/платежный сервис — остальные системы должны подстраиваться.
4) Отделите “в процессе” от “успешно”. Бизнесу важно видеть, что операция идет, и что делать, если зависло.
5) Правила на задержки и ошибки. Если подтверждение не пришло за N минут — что делаем? Кого уведомляем? Как менеджер проверяет без паники?

Приемка по сценариям

Попросите прогнать 6–8 сценариев:

• обычная оплата;
• отмена;
• возврат;
• задержка подтверждения;
• повтор попытки;
• оплата после изменения суммы.
  И проверить, что все системы показывают согласованную картину.

Когда статусы понятны и одинаково трактуются, у вас меньше ручной работы и меньше глупых звонков клиентам. Это один из самых важных “невидимых” элементов качества.