Бизнес‑процессы в системе: как перевести “как у нас принято” в требования
Фраза “у нас принято вот так” для разработки звучит как “догадайтесь сами”. Система не умеет “чувствовать контекст”, она работает по правилам. Ваша задача — не описать всё идеально, а дать подрядчику достаточную ясность, чтобы он не сделал “не то”.
Шаг 1. Выберите 3–5 процессов, которые реально дают деньги или экономят время
Не пытайтесь автоматизировать “всё сразу”. Начните с того, что влияет на выручку и операционку:
- обработка лидов/заявок
- выставление счетов/оплата
- выполнение/доставка/закрытие
- возвраты/рекламации
- поддержка клиента
Это и будет основой первого релиза.
Шаг 2. Опишите процесс не словами, а шагами “кто → что делает → что получается”
Самый рабочий формат для бизнеса:
Роль: менеджер
Цель: довести заявку до оплаты
Шаги:
- получил заявку
- уточнил данные
- сделал предложение
- выставил счет
- увидел оплату
- передал в выполнение
Результат: заказ создан, статус понятен, ответственный назначен
Важное: шаги должны быть в порядке, как это происходит у вас.
Шаг 3. Добавьте “условия” и “исключения” — именно они ломают проекты
Процесс всегда имеет ветки:
- если клиент новый — проверяем одно, если старый — другое
- если оплата частями — другая логика
- если нет товара — создаем резерв/перенос
- если скидка выше X — нужен руководитель
В требованиях обычно забывают эти моменты, а потом они всплывают на приемке и превращаются в “а мы думали это очевидно”.
Шаг 4. Зафиксируйте данные: какие поля нужны, и откуда они берутся
Не “нам нужна карточка клиента”, а:
- что обязательно (телефон, ИНН, адрес, источник)
- что необязательно
- кто заполняет
- где это уже есть (в CRM/таблице/почте)
- что должно подставляться автоматически
Если данные не описать, система будет “красивой”, но люди продолжат вести всё в Excel.
Шаг 5. Опишите “критерий успеха” простыми проверками
Например:
- менеджер видит все свои заявки за день
- руководитель видит воронку без ручных отчетов
- заявка не может “пропасть” без статуса
- оплату можно сопоставить с заказом за 1 минуту
Это и есть ваш язык контроля качества.
Шаг 6. Назначьте владельца процесса
Нужен один человек, который отвечает за процесс и принимает решения. Иначе требования будут “как у всех понемногу”, и проект утонет в согласованиях.
Итог: если вы описали роли, шаги, исключения, данные и критерии успеха — подрядчик сможет сделать систему “как у вас принято”, а не “как он понял”.