Данные перед запуском: как чистить, сопоставлять и не потерять историю
Запуск “новой системы” — это почти всегда запуск “новых данных”. Если перенести мусор — получите мусор в красивом интерфейсе. Если потерять историю — менеджеры будут работать вслепую, а вы лишитесь контроля.
1) Определите, что для бизнеса является “историей”
История — это не всё подряд. Для разных компаний критично разное:
- клиенты и контакты;
- сделки/заказы и их статусы;
- коммуникации (звонки/письма/комментарии);
- оплаты и документы;
- товары/остатки (если есть).
Выберите “минимум, без которого нельзя”. Остальное можно переносить позже или хранить в архиве.
2) Назначьте владельца данных со стороны бизнеса
Нужен один человек (или 2), кто принимает решения по данным:
- что считается дублем;
- какой источник “правильный”;
- какие поля обязательны;
- какие значения статусов используем.
Если такого человека нет, подрядчик будет гадать, а команда — спорить после запуска.
3) Чистка: 80% пользы дают простые вещи
Дубли. Один клиент может быть заведен 3 раза: по телефону, по почте, по имени.
Форматы. Телефоны, даты, ИНН, адреса — приведите к единому виду.
Статусы. Если у вас 12 статусов “почти одинаковых”, система не станет понятнее.
Пустые записи. “Тест”, “не знаю”, “1111” — удаляйте или переносите в отдельный список.
Цель — не идеальная база, а база, в которой можно работать.
4) Сопоставление полей: “как было” → “как станет”
Самое важное — таблица соответствий:
- “поле в старом источнике” → “поле в новой системе”
- правила заполнения (например, если нет телефона — что делаем?)
- справочники (отделы, направления, продукты)
Это скучно, но это и есть момент, когда вы превращаете хаос в систему.
5) Перенос по этапам: сначала “скелет”, потом “мясо”
Практичный подход:
- переносим клиентов/контакты;
- переносим активные сделки/заказы;
- переносим историю, которая нужна ежедневно;
- остальное — архивом или вторым этапом.
Так вы быстрее запускаетесь и меньше рискуете.
6) Контрольная проверка: простые цифры, которые ловят потери
Перед запуском и сразу после:
- сколько клиентов было/стало;
- сколько активных сделок было/стало;
- сколько заказов за период;
- суммарные оплаты (если применимо);
- 20–50 выборочных проверок “вручную”: откройте карточку и сравните.
Это не “аудит на 2 недели”. Это здравый смысл.
7) Сохраните “точку возврата”
Перед переносом должна быть копия исходных данных и понятный способ восстановиться. Иначе любая ошибка превращается в катастрофу.
Итог: данные — это актив. Отнеситесь к подготовке данных как к подготовке склада перед инвентаризацией: без этого запуск будет выглядеть красивым, но работать будет плохо.